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名片上適不適合印上免費電子信箱位址(Gmail, Yahoo, Hotmail等)?

名片就代表您自己

當您收到名片的時候,若看到Gmail, Yahoo, Hotmail等免費電子信箱位址時,您會覺得如何?您會不會在對方的信用度上扣分?為什麼很多公司不使用免費業者或ISP(網路連線服務業者)所提供的電子信箱位址?讓我們一起來討論這些問題。

免費電子信箱位址的信用度較低

免費電子信箱既有垃圾信件篩選器等很多方便的功能,容量也很大,讓很多人愛用。不過既然任何人都可以在這種免費服務上建立電子信箱位址,理論上仿冒別人的名義來建立電子信箱位址也不困難。所以也有許多人覺得在商務上使用免費電子信箱位址有著不妥之處。

由別人所提供的電子信箱無法自訂信箱位址

由ISP(網路連線服務業者)所提供的電子信箱位址,說不定可以解決上述免費電子信箱位址的信用問題。但為什麼很多知名公司還是不使用ISP所提供的電子信箱位址呢?其實不管免費電子信箱或ISP,由別人所提供電子信箱位址有個很重大的缺點,即是您無法自由決定電子信箱位址。

例如,您無法自訂「域名(Domain Name)」,即電子信箱位址中,小老鼠(@)後面的字串。舉例來說,Gmail是「gmail.com」,Yahoo台灣是「yahoo.com.tw」,中華電信(Hinet)的話是「~.hinet.net」, 域名均是提供業者所決定的。

其次, 還無法讓您自訂帳號,即電子信箱位址中,小老鼠(@)前面的字串。原因之一是提供業者有所限制,另外一個原因則是您想使用的帳號說不定已經被註冊了。會出現這種情況多是因為後者,尤其較短並好記的帳號,早先被登記使用的機率比較高。

不能自由換系統業者

另外,不管免費業者或ISP,由他人所提供的電子信箱位址並沒有類似行動電話的「號碼可攜服務」。對業者的服務感到不滿意也無法持原有電子信箱位址轉換使用別間業者的服務。若想要更換業者,電子信箱位址一定需要變更,因為電子信箱位址(域名)的所有權在於業者。

最佳選擇:「自訂域名」的電子信箱

若您想排除上述的所有疑慮,最好的選擇是您自行取得「域名」,並自行決定「帳號」,建立電子信箱位址。這樣不管小老鼠(@)的前面或後面,您可以全部都由自己決定。

取得域名的費用為1年800元新台幣(向中華電信申請~.com.tw等台灣的域名)。關於「自訂域名」電子信箱的代管費用,最便宜從0元開始,若使用較知名的 Google Apps每位使用者每年則是 $50 美元,費用並不是很貴。

若您不滿意代管業者的服務,可以攜電子信箱位址換至別間業者。此時,更換業者也不需要變更您的電子信箱位址,因為電子信箱位址(域名)的所有權在於您。

「自訂域名」的電子信箱比較適合公司管理

自訂的域名等於是您公司/行號專屬的,可以讓您更效率地管理公司所有的電子信箱位址。這也是很多知名公司採用自訂域名的一個很重要的理由。以下舉本公司(盤古科技公司)的電子信箱系統為例來說明一下。

我們已取得自訂域名「pangoo.tw」,同事們均使用「~@pangoo.tw」的電子信箱位址。「~@pangoo.tw」是由公司管理的,除了我們公司的人以外無法使用。因此「~@pangoo.tw」就代表我們公司。

若我們沒有上述自訂域名的電子信箱,會變得很難管理。最糟糕的狀況是,同事A使用「pangoo-a-◆◆◆@gmail.com」,意圖詐騙的B也註冊一個很類似的電子信箱位址「pangoo-b-△△△@gmail.com」,導致顧客無法由電子信箱位址判定B是否為我們公司的同仁。

很難獲得信任

的確,不在意上述的問題而名片上印著免費電子信箱位址的人不少。但就網路專家的角度來看,在自訂域名電子信箱的成本不高的現況之下,實在沒有很大理由推薦免費電子信箱位址。我本人認為,為了排除不必要的疑慮,採用自訂域名的電子信箱是值得花一些費用的投資。